Lo que estrenar celular te enseña sobre usar IA

El otro día, en una tienda departamental, pasé por la zona de una marca con la que trabajé hace años y me quedé frente a uno de esos refrigeradores enormes, con agua fría y hielo en la puerta. En la tienda se ven listos para usarse: lo llevas a casa, lo conectas y listo.

Solo que no es así. Para que dé agua y hielo necesita una toma de agua o alguien que rellene el depósito, un espacio con las medidas justas y quien se acuerde de cambiar el filtro. Si nada de eso está, el refri enfría igual, pero la puerta con hielera se queda de adorno.

Y me cayó el veinte. Aunque luego pensé que no todo mundo ha tenido que instalar un refri, y que hay algo que casi todos sí hemos vivido: estrenar celular.

Hoy es mucho más fácil que antes. Tus contactos viven en la nube y muchos teléfonos te dejan restaurar todo desde un respaldo. Aun así, nunca es sacarlo de la caja y ya. Le das acceso a tu cuenta para que aparezcan tus contactos, vuelves a iniciar sesión en cada app, el banco te pide comprobar que eres tú, decides qué permisos le das a cada una… y dos días después sigues encontrando cosas que no se pasaron.

Nadie diría que eso es "ser técnico". Es instalarlo para que sea tuyo.

Con la IA nos está pasando igual, y lo noto porque llevo semanas escuchando dos versiones de una misma historia. En una, personas que dirigen equipos me cuentan que su gente no muestra interés por trabajar con IA. En la otra, personas que trabajan en organizaciones me cuentan que les piden usar IA y les comparten links, pero sin que haya una conversación sobre cómo se hace hoy su trabajo ni dónde cabría.

Las dos versiones son ciertas, y nadie está fallando. Lo que pasa es que la IA no se enchufa. Se instala.

"Instalar" suena técnico, pero es algo que ya sabes hacer. Piensa en lo que haces los primeros días con un celular nuevo. Cada uno de esos pasos tiene su equivalente cuando quieres que la IA trabaje contigo en algo concreto:

Si quieres ver cómo se hace esto paso a paso, en Del prompt al sistema lo explico sin tecnicismos.

Y no, no necesitas saber cómo funciona el procesador de tu teléfono. Pero sí a qué le diste acceso.

Ahora, ¿cómo se ve eso en el día a día? Casi nunca es un salto. Es una escalera, y cada escalón necesita que el anterior ya funcione.

Tomemos una tarea que casi todos tenemos: responder las preguntas que nos llegan una y otra vez. Pueden ser de clientes, de compañeros de trabajo, de las personas que atiende una organización o de alguien que quiere saber cómo funciona algo.

No todas las tareas tienen que llegar al último escalón. Muchas funcionan muy bien en el segundo o el tercero. Lo que no funciona es brincarse escalones: es como esperar que el celular nuevo te muestre todos tus chats sin haber iniciado sesión.

Para el salto del tercer al cuarto escalón, en el blog está Workflows con IA, sobre cómo pasar de un resultado suelto en el chat a una forma de trabajo que se repite.

Esta escalera le sirve a quien la lea, sin importar desde dónde. Si lideras, para ubicar en qué escalón está una tarea de tu equipo antes de pedir el siguiente. Si formas parte de un equipo, para mostrar en qué escalón estás y qué necesitarías para subir. Y si trabajas por tu cuenta o estás estudiando, para saber cuál es tu siguiente paso.

Es una de las preguntas que más me hacen. Mi respuesta: la suficiente para subir el siguiente escalón en una tarea que te importa. No diez herramientas a medias, sino una tarea bien instalada. Lo que aprendes ahí (darle contexto, decidir dónde ayuda, revisar lo que entrega) te sirve con la herramienta de hoy y con la que salga el año que viene.

Y aprender a usarla bien en una sola tarea tiene un efecto del que casi no se habla: gastas menos. Menos intentos, menos rehacer, menos tiempo. Si te preocupa el impacto ambiental de la IA, y es una preocupación legítima, aquí hay una respuesta práctica: cada petición mal planteada que repites también repite la energía que hay detrás. Usarla bien es también usarla menos pero más efectivamente.

Instalar la IA no se ve igual en todos lados. Cambia según quién decide, cuánto margen hay para probar y qué pasa si algo sale mal.

Aquí suelen convivir las dos versiones de la historia del principio: quien espera ver resultados con IA y quien no tiene claro por dónde empezar ni qué tanto se vale equivocarse. Las dos tienen sentido, y casi siempre les falta lo mismo: una conversación sobre cómo se hace hoy el trabajo.

Esa conversación puede ser la parte más valiosa de la instalación. Cuando se elige una tarea concreta y se mira con calma, aparece lo que la IA necesitaría para ayudar, lo que hoy falta y lo que da miedo de intentarlo.

Ya sea que lideres un equipo o formes parte de uno, una posibilidad es empezar por tres preguntas sobre esa tarea: ¿qué se necesitaría para hacerla con IA?, ¿qué falta hoy para intentarlo? y ¿qué pasaría si sale mal? La tercera suele decir más que las otras dos: cuando equivocarse sale caro, nadie se anima a probar.

La IA puede funcionar como tu equipo. Puede preparar, ordenar, redactar y revisar contigo. La diferencia es que en un equipo de una sola persona todo pasa por ti: eliges, instalas, usas y das mantenimiento.

Eso tiene un lado muy bueno: puedes instalar a tu ritmo y a tu medida. Y tiene un riesgo: llenarte de herramientas que abres una vez al mes, o depender tanto de una que, si cambia de precio, se te cae media operación.

Tal vez valga la pena mirar cuál es la tarea que más tiempo te come y en qué escalón está hoy. ¿Qué necesitaría para subir uno?

Es fácil pensar que la experiencia llega después: con el primer trabajo, con acceso a ciertas herramientas o con un lugar donde practicar. Pero hoy muchas de esas herramientas ya están a tu alcance, y explorar con ellas ya es empezar a generar experiencia.

Además, tienes algo a favor que a quien lleva años trabajando le cuesta más: una mirada fresca. Sin el "siempre se ha hecho así", puedes preguntar por qué algo funciona como funciona, y por ahí empieza una buena instalación.

Lo que tienes enfrente es la oportunidad de ir construyendo, desde ya, tus competencias, tus marcos mentales y tu propia forma de trabajar. Y eso se construye mejor con proyectos que de verdad te interesen: un problema de tu escuela, de tu colonia o un tema social o ambiental que te mueva. La IA puede acompañarte a investigarlo, entender cómo funciona y probar ideas. No para que lo resuelva por ti, sino para practicar: llevar lo que aprendes en clase a algo real. Si estás en la universidad, el servicio social o las prácticas pueden ser ese lugar. Y si eres menor de edad, vale la pena revisar con tu familia o tu escuela qué herramientas puedes usar y con qué permisos.

Si no estás convencido de la IA, eso también cuenta. Entender cómo funciona te da mejores argumentos para decidir dónde sí y dónde no.

En este sector conviven posturas muy distintas sobre la IA. Hay equipos que la ven como una forma de estirar recursos que nunca alcanzan, y hay personas que sienten que les quitó algo valioso: el gusto por escribir bien, por investigar con calma, por hacer las cosas a su manera. A eso se suman preguntas legítimas sobre el agua, la energía y quién está detrás de estas empresas.

Todas esas posturas merecen respeto. Y a la vez, las organizaciones de impacto operan en un entorno cada vez más exigente, y no solo por la IA: fondos más competidos, más rendición de cuentas, equipos que rotan. Quedarse fuera por completo también tiene un costo, y casi siempre lo paga un equipo que ya está al límite.

Por eso, aquí instalar podría empezar por abrir el cofre de los procesos, con cuidado y junto con el equipo: ver cómo se hace hoy cada tarea, quién la sostiene y qué vive solo en la cabeza de una persona o en documentos que nadie ha actualizado. Con eso sobre la mesa es más fácil distinguir dónde la IA podría aliviar carga (reportes, convocatorias, ordenar información) y dónde el trabajo tiene que seguir siendo humano, porque ahí está el sentido de lo que hacen.

Tal vez la pregunta no sea "¿usamos IA o no?", sino ¿en qué tareas nos ayudaría a seguir siendo competitivos sin desgastar más al equipo, y en cuáles preferimos que no entre?

La pregunta no es si ya usas IA, sino qué tan instalada está en lo que haces. Una tarea bien instalada vale más que diez herramientas a medio conectar. Y cuando algo no funciona, antes de concluir que la IA no sirve o que alguien no quiere, vale la pena revisar qué pieza de la instalación falta.

Antes de pensar en herramientas, dibuja la tarea.

Elige algo que hagas seguido y que te gustaría que fuera más fácil. Escribe cómo lo haces hoy, paso por paso, como si se lo explicaras a alguien que te va a cubrir una semana. Con cinco o seis pasos basta.

Luego, junto a cada paso, anota qué papel podría tener la IA, si es que tiene alguno:

Habrá pasos donde a la IA no le toca nada, y eso también es parte del mapa.

Al final, elige un solo paso para empezar: el que más tiempo te come o el que más te frustra. Ese es tu primer escalón.

Si quieres ir más a fondo, en el blog está esta guía de mapeo de procesos con IA, con un ejemplo paso a paso de qué cambiar y qué conservar. Y si te da curiosidad qué más puede hacer la IA en cada área de un negocio, el Catálogo de Capacidades IA tiene setenta ejemplos.

Un dato práctico: cada artículo del blog tiene botones para abrirlo directo en ChatGPT o en Claude y platicar con él sobre tu propio caso. En Gemini, el botón copia el mensaje para que solo lo pegues y empieces la conversación.

Volvamos a las dos versiones, y personas, del principio: quien espera que su equipo use la IA y quien recibe links de herramientas para que las use sin que nadie pregunte cómo se hace su trabajo.

Las dos esperan algo de la otra parte. Y lo que casi siempre falta entre ellas no es una herramienta más ni un curso más, sino una conversación: sentarse a mirar una tarea concreta y decidir juntos cómo se instala.

Esa conversación no le toca solo a quien lidera ni solo a quien ejecuta. Puede empezarla cualquiera. Y si trabajas por tu cuenta o estás estudiando, también existe: es la que tienes contigo cuando decides dónde sí y dónde no.

Instalar es eso: un trabajo que se hace poco a poco, e idealmente de manera colaborativa, para que los resultados dejen de depender de la suerte. Y de paso, la IA rinde más con menos: menos intentos, menos rehacer, menos recursos.

¿Con quién te toca tener la conversación de instalación esta semana?